Importowanie danych z pliku CSV
Plik CSV to zwykly plik tekstowy, który zawiera uporządkowane dane. Dzięki temu można je importować do systemów komputerowych. Przygotowanie pliku CSV jest proste, a może zaoszczędzić wiele żmudnej pracy. CSV sprawdza się zwłaszcza, gdy mamy wprowadzić do syetmu długą listę danych, np. dane uczniów.
Jak przygotować plik CSV - wersja skrócona
1. Pobierz szablon danych w pliku excel. W serwisie OKE przy każdym typie importu zamieszczamy przykładowy szablon do wykorzystania. Na przykład: szablon-dane-zdajacych.xls
2. Wprowadź dane. Zwracaj uwagę na format danych (wszystkie komórki jako typ tekstowy, także PESEL, daty w formacie RRRR-MM-DD).
3. Zapisz jako plik CSV (W excelu nazywa ten typ pliku nazywa się "CSV rozdzielany przecinkami".
4. Otrzymany plik skonwertuj do kodowania UTF-8 (np. otwórz w Notatniku i wybierz "Zapisz jako" ustawiając Kodowanie na UTF-8).
5. Plik CSV jest gotowy do importu. Jeśli plik nie da się poprawnie zaimportować w aplikacji - przejdź poniżej do "wersji szczegółowej"
Uwaga: W pliku danych muszą być wszystkie wymagane kolumny - nawet jeśli w kolumnie nie ma danych, to kolumny nie wolno usuwać z pliku
Jak przygotować plik CSV - wersja szczegółowa
Przygotowanie danych
Przed utworzeniem pliku należy przygotować dane. Przykładowo:
- Imię (Imiona)
- Nazwisko
- Nazwisko rodowe (opcjonalnie)
- PESEL
- W przypadku braku PESEL (np. dla cudzoziemców) - Nr dokumentu potwierdzającego tożsamość.
- Płeć (K = kobieta, M = mężczyzna)
- Data urodzenia (RRRR-MM-DD)
- Miejsce urodzenia
- Rodzaj dostosowania (0=standard, 1 = Niewidomy - brajl, 4 = Słabo widzący 16 pkt., 8 = Niewidomy - arkusz CD - plik dźwiekowy, 9 = Arkusz CD - plik Ezzy)
- Czy ma byc wydłużony czas egzaminu? (N/T)
- itp.
Wypełnienie danych w programie Excel
1. Najłatwiej pobrać przykładowy szablon Excel
Na przykład szablon-dane-zdajacych.xls.
Można też utworzyć własny plik Excel z takimi samymi kolumnami i w tej samej kolejności jak w pliku przykładowym.
Uwaga wszystkie pola arkusza Excel muszą być typu "Tekstowy".
2. Wykasuj istniejące dane (z szablonu), a zamiast nich wprowadź swoje. Dane każdego zdającego w nowym wierszu.
Wprowadzając dane zwróć uwagę na poprawny format danych:
- PESEL - ma być w formacie tekstowym (a nie liczbowym). Najlepiej poprzedzić PESEL znaczkiem apostrofu ' (na klawiaturze zwykle obok ENTERa). Należy szczególnie zwrócić uwagę na PESELe zaczynające się od 0 lub 00 - aby te zera nie "zniknęły"
- W przypadku braku PESEL (np. dla cudzoziemców) - wpisz w pole PESEL '00000000000 (11 zer, najlepiej z apostrofem na początku), a w pole Nr_dokumentu wpisz nr dokumentu potwierdzającego tożsamość.
- Data - ma być w formacie RRRR-MM-DD, np.: 1999-12-31
- Plec - ma być K lub M (oznaczające odpowiednio: kobieta, mężczyzna)
- Id_dostosowania - ma być kod dostosowania arkuszy, wg słownika: 0=standard, 1 = Niewidomy - brajl, 4 = Słabo widzący 16 pkt., 8 = Niewidomy - arkusz CD - plik dźwiekowy, 9 = Arkusz CD - plik Ezzy
- Wydluzenie_czasu - ma być N lub T (N oznacza "Nie", T oznacza "Tak")
- itp. Przy innych danych, zwróć uwagę na format danych w szablonie.
3. Zapisz plik jako Excel (.xls lub .xlsx). (np. zdajacy1.xlsx)
4. Ponownie wybierz opcję "Zapisz jako", ale tym razem ustaw typ pliku na "Text Unicode (*.txt)"
Przy zapisywaniu pojawi się komunikat z prośbą o potwierdzenie.
Potwierdź zapisywanie.
Utworzy sie plik z rozszerzeniem .txt (np. zdajacy1.txt)
5. Zamknij Excel ale nie zapisuj.
Przy zamykaniu wyświetli się komunikat: "czy chcesz zapisać ..." - wybierz opcję Nie zapisuj (Odpowiednie pliki zostały już wcześniej zapisane, a teraz można tylko popsuć pliki.)
6. Odszukaj w swoim komputerze zapisany wcześniej plik .txt (np. zdajacy1.txt), ale nie otwieraj tego pliku w zwykły sposób.
Odszukaj zapisany plik, ale wstrzymaj się z otwieraniem go.
Kliknij nazwę pliku prawym przyciskiem myszy i wybierz "Otwórz za pomocą".
Wybierz "Notatnik".
Otworzy się przygotowany plik z danym zdających w wersji tekstowej.
7. Zamień tabulatory na średniki
W pliku tekstowym zaznacz przerwę między dwoma polami pierwszego wiersza, np. między "Imie_imiona" a "Nazwisko" i skopiuj (Ctrl + C)
Otwórz Edycja > Zamień... i w pole "Znajdź" wklej skopiowany fragment (Ctrl + V)
W pole "Zamień na" wpisz ; (średnik) i kliknij "Zamień wszystko".
8. Zapisz plik w formacie CSV z kodowaniem "UTF-8"
Wybierz opcję "Zapisz jako", ustaw typ pliku na "Wszystkie pliki (*.*)" i kodowanie pliku na "UTF-8"
Wpisz nazwę pliku do zapisania z rozszerzeniem .csv na końcu
9. Możesz już zaimportować zdających
Przykładowy plik CSV - pobierz i otwórz go w Notatniku, aby zobaczyć dokładnie jak wygląda plik CSV gotowy do importu: szablon-dane-zdajacych.csv
UWAGA: Przy imporcie prosimy zwrócić uwagę na poprawną kolejność wszystkich kolumn pliku – nawet jeśli w kolumnie nie ma danych, to kolumny nie wolno usuwać z pliku.